Mặc dù nói về ứng dụng/phần mềm quản lý thời gian hay công việc thì không hề thiếu, nhưng ở đây mình sẽ chỉ đề cập đến một số ứng dụng mình đã và đang dùng mà mình quả quyết với các bạn rằng nó giúp mình tiết kiệm ít nhất 40% thời gian thực hiện mỗi công việc và giúp mình phân bổ thời gian hợp lý hơn.
1. Centrallo:
Phần mềm quản lý công việc Centrallo có thể chạy trên các nền tảng cơ bản, phổ biến như Cloud, iOS, Android, Apple Watch. Centrallo cho phép người dùng đặt chế độ ưu tiên cho danh sách, hoặc task nằm trong danh sách nào đó ở mức quan trọng hoặc ít quan trọng hơn. Nếu bạn đã dùng Evernote rồi và yêu thích bộ công cụ của Evernote thì Centrallo là 1 giải pháp rất hay, đáng để tham khảo.
Ưu điểm:
- Giao diện hỗ trợ khả năng kéo và thả, lưu các dạng thông tin như Tiêu đề, ảnh trực tiếp vào ứng dụng. Khả năng lưu trữ lên đến 1GB đối với tài khoản Free.
Nhược điểm:
- Thiếu khả năng quản lý, kiểm soát về thời gian, giới hạn dung lượng file đính kèm - Attach là 25MB với tài khoản Free, không hỗ trợ tính năng khóa bằng passcode cũng với tài khoản miễn phí.
2. Easynote:
Với yêu cầu tìm kiếm 1 giải pháp, phần mềm quản lý Task miễn phí thì Easynote là sự lựa chọn không hề tồi. Điển hình là Easynote cung cấp khả năng quản lý list, task, nhắc việc, quản lý user và tạo label không giới hạn. Giao diện của Easynote rất trực quan, dễ sử dụng, mà lại miễn phí.
Ưu điểm:
- Liên tục update, cập nhật nhiều tính năng. rất thích hợp với người dùng cá nhân và văn phòng, dễ sử dụng.
Nhược điểm:
- Vẫn ở trong giai đoạn beta, có thể sau này sẽ thu phí. Thiếu khả năng giao việc, quản lý thời gian, không hỗ trợ đính kèm file.
3. MeisterTask:
Có thể nói rằng MeisterTask là 1 bản clone của hệ điều hành mà phần mềm quản lý công việc này sinh ra để phục vụ, đó là Mac OS của Apple. Với tiêu chí của Apple là tập trung tối đa vào sự đơn giản, hiệu quả mà vẫn đáp ứng được nhu cầu về mặt thẩm mỹ. Phiên bản Free - miễn phí của MeisterTask có khả năng tích hợp với các nền tảng của Drive, Slack, GitHub, hoặc Zendesk.
Ưu điểm:
- Tương thích với rất nhiều ứng dụng iOS.
Nhược điểm:
- Hiện tại chưa có phiên bản chạy trên hệ điều hành Android, có thể là vì ưu tiên nền tảng iOS hơn.
Giá:
- Nếu chỉ tích hợp 2 nền tảng thì Free, còn nếu muốn dùng nhiều tính năng hơn thì người dùng phải bỏ ra 9$ 1 người dùng 1 tháng.
4. Pintask:
Được xem là bản sao khá hoàn hảo của ứng dụng quản lý công việc nổi tiếng - Trello, Pintask cũng được trang bị khá đầy đủ tính năng để phục vụ người dùng. Pintask cho phép theo dõi, giám sát công việc theo thời gian, đính kèm file, tạo nhắc nhở theo thời gian, tạo và quản lý ngân sách - budget. Bên cạnh đó còn có khả năng tùy chỉnh thông qua extension, cho nên người dùng có thể thoải mái thay đổi chức năng của phần mềm theo nhu cầu.
Ưu điểm:
- Rất dễ sử dụng, có thể dùng cho cá nhân và team.
Nhược điểm:
- Các phần mở rộng - Extension phải mua!
Giá:
- 3$ 1 tháng cho mỗi Extension.
5. Todo Cloud:
Todo Cloud có thể đáp ứng được rất nhiều nhu cầu của người dùng cũng như 1 phần mềm quản lý công việc tiêu biểu. Tạo và quản lý Task, sắp xếp theo nhãn - Label, thiết lập thời gian, ngày tháng và cứ thể triển khai. Bên trong, Task lớn có thể được chia ra theo nhiều mức nhỏ hơn, đánh giá, xếp hạng và chế độ ưu tiên cho task nào cần hoàn thành trước sau. Có chế độ tạo và quản lý Task trực tuyến - online, người tham gia có thể bình luận, chia sẻ và đồng bộ với một số nền tảng todo khác.
Ưu điểm:
- Dễ chọn lựa, dễ sử dụng, có thể chạy trên Windows, Mac, iOS và Android.
Nhược điểm:
- Luôn yêu cầu kết nối Internet, phiên bản Mobile thì yêu cầu phải trả phí mới dùng được.
Giá:
- Nếu muốn dùng bản Mobile và tích hợp tính năng email thì người dùng cần bỏ ra 1,99$ 1 tháng, hoặc 19,99$ 1 năm
6. Todoist:
Phần mềm tiếp theo được đề cập đến ở đây là Todoist, với hệ sinh thái tuần hoàn khá đầy đủ, hỗ trợ iOS, Android, Windows, Mac, PC, hoạt động tốt trên tất cả các nền tảng trình duyệt khác nhau. Giao diện chính của Todoist có vẻ khá giống với Gmail, ở cột bên phải là các Category, task có thể được chia thành nhiều task nhỏ hơn, quản lý theo người dùng, phân chia công việc, sắp xếp thời gian khá linh hoạt,
Ưu điểm:
- Giao diện rất đơn giản, dễ dùng, có ứng dụng cho smartphone, đặc biệt là có thêm tính năng Todoist Karma.
Nhược điểm:
- Phiên bản Free - miễn phí thì bị giới hạn tính năng, không có cơ chế mã hóa dữ liệu, phần giao diện trên smarphone vẫn còn một số lỗi.
Giá:
- Todoist miễn phí với chức năng quản lý dự án và task thông thường, nếu muốn dùng thêm khả năng tạo nhắc nhở, bộ lọc, tạo nhãn - Label, thay đổi theo Template thì người dùng cần bỏ ra 29$ 1 tài khoản 1 năm.
7. TrackingTime:
Phần mềm quản lý công việc hiệu quả kết hợp với tính năng sắp xếp thời gian, đó là những gì mà TrackingTime cung cấp đến cho người dùng. Hỗ trợ khả năng tạo team lên đến 3 người, rất phù hợp với những người làm freelance, đồng thời không giới hạn số lượng dự án cũng như task quản lý, bộ công cụ tạo báo cáo mạnh mẽ, và đặc biệt là có thể chạy tốt trên Windows, Linux, Mac OS X, iOS và Android (coi như gần hết các hệ điều hành máy tính, smartphone).
Ưu điểm:
- Miễn phí, có thể tương thích với Chrome, Asana, Slack, Jira... đồng thời có chức năng dự đoán thời gian hoàn thành task.
Nhược điểm:
- Phiên bản Free không có chức năng sắp xếp theo lịch, hoặc tạo report tùy chỉnh.
8. Trello:
Dựa trên hệ thống quản lý tiêu chuẩn Kanban, Trello có thể tạo mô hình đồ họa để giúp người dùng quản lý, sắp xếp công việc. Với Trello, các bạn có thể chia nhỏ project ra thành các task nhỏ hơn, chỉnh sửa, mô tả thông tin của từng task, tạo label, checklist, đính kèm file... Trello tỏ ra đặc biệt hiệu quả khi làm việc teamwork.
Ưu điểm:
- Thiết kế tinh tế, giao diện trực quan, rất phù hợp với các dự án. Tuy nhiên người dùng cá nhân cũng có thể hoàn toàn hài lòng với phiên bản miễn phí - Free.
Nhược điểm:
- Không thể thay đổi, tùy chỉnh mức độ ưu tiên của các task nhỏ trong dự án.
Giá:
- Miễn phí và không giới hạn, tuy nhiên người dùng có thể lựa chọn gói Trello Gold với file đính kèm lên đến 250MB, còn các doanh nghiệp thì có chăng nên cân nhắc gói Trello Business Class với mức giá 8,33$ 1 người 1 tháng.
9. Wrike:
Ứng dụng cuối cùng chúng tôi đề cập đến ở đây là Wrike, có khả năng tương tác qua việc kéo thả, rất thích hợp với người dùng cá nhân và dự án, teamwork. Tạo và quản lý task theo mốc ngày tháng, mức độ ưu tiên, cũng như khả năng chia sẻ, trò chuyện, bình luận thẳng vào task. Bên cạnh đó, Wrike còn có thể đồng bộ dữ liệu với Google Drive, Dropbox, Box, và iCal.
Ưu điểm:
- Có rất nhiều tính năng vượt trội, đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng cơ bản.
Nhược điểm:
- Bản miễn phí bị giới hạn tính năng, so với phiên bản trả phí.
Giá:
- Miễn phí lên đến 5 tài khoản người dùng, gói Professional thì tất nhiên có nhiều tính năng hơn, và mức giá cũng cao hơn. Đó là 49$ cho 5 người 1 tháng và 99$ cho 5 người trong 1 năm.