Đối với kế toán thì việc sử dụng các hàm thành thạo trong excel là điều bắt buộc và hoàn toàn cần thiết. Một trong những hàm thường xuyên sử dụng để việc tính toán được đơn giản, tiện lợi hơn là hàm Subtotal. Với nhiều ưu điểm so với các hàm tính tổng khác, hàm Subtotal mang đến cho người dùng nhiều trải nghiệm lý thú khi sử dụng.
Ưu điểm của việc sử dụng hàm Subtotal
Khi sử dụng hàm Subtotal người dùng sẽ nhận thấy được những ưu điểm của hàm này khác xa so với những hàm tính tổng khác như:
-
- Hàm Subtotal giúp việc tính toán trở nên đơn giản hơn
- Hàm Subtotal có khả năng tính tổng thay thế cho hàm Sum nhưng chi tiết, chính xác và nhiều chức năng hơn.
- Có khả năng lọc số liệu theo yêu cầu
- Có khả năng loại bỏ các giá trị đã được ẩn đi, giá trị không liên quan trong tổng phụ
- Có khả năng bỏ qua các giá trị khi sử dụng hàm Subtotal lồng ghép
- Có thể tính các giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất, độ lệch chuẩn, ước tính,…. và nhiều các thông số khác theo những chức năng có trong hàm.
Cách sử dụng hàm Subtotal
Để sử dụng hàm Subtotal chính xác trước hết cần phải hiểu về nhiệm vụ, về nguyên lý làm việc của hàm, hiểu về các chức năng thực hiện cũng như các thức đặt hàm sao cho phù hợp. Hàm Subtotal có nhiệm vụ chính là thực hiện tính tổng, tổng phục trên các dữ liệu đã được nhập.
-
- Khi sử dụng phải nắm được các chức năng của hàm subtotal
Trong hàm Subtotal có nhiều các chức năng và mỗi chức năng được gọi là Subtotal lồng ghép. Những chức năng đó bao gồm:
- Đếm số ô chứa giá trị
- Đếm số ô không trống
- Tìm giá trị lớn nhất
- Tìm giá trị nhỏ nhất
- Tìm kết quả các ô
- Tính độ lệch chuẩn mẫu
- tính độ lệch chuẩn dựa trên toàn bộ số
- Tính tổng
- Ước tính độ giao động dựa trên mẫu
- Ước tính độ giao động dựa trên toàn bộ số
Khi sử dụng hàm Subtotal phải xác định mục đích sử dụng hàm làm gì để chọn hàm lồng ghép cho phù hợp. Để chọn các hàm lồng ghép chỉ cần nhập “Subtotal” thì ngay lập tức excel sẽ đưa ra một bảng các con số có ký hiệu các hàm lồng ghép bên cạnh để cho bạn bấm lựa chọn. Điều này sẽ giúp bạn không cần phải ghi nhớ chính xác các hàm lồng ghép mà vẫn có thể thực hiện được hàm.
Khi gõ Subtotal bảng excel sẽ đưa ra các gợi ý về hàm lồng ghép
Nhờ có hàm Subtotal mà việc tính toán trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Không cần phải mất quá nhiều thời gian để chắt lọc thông tin, để tính toán cộng trừ hay tách ra nhiều bảng excel khác mới có thể có được những thông số như mong muốn. Chỉ với hàm tính Subtotal bạn có thể thực hiện được mọi tính toán một cách dễ dàng.